Gegevensbeschermingsbeleid.

1. WIE ZIJN WIJ EN WAT DOEN WE?

Wij zijn Goodlife Pharma SA/NV (Goodlife Pharma). Wij streven ernaar om specialistische geneesmiddelen, medische hulpmiddelen en voedingssupplementen (onze Producten) toegankelijk te maken voor patiënten in België en Luxembourg. Dit doen wij door deze geneesmiddelen namens registratiehouders te leveren aan farmaceutische groothandels, ziekenhuizen of apotheken in België, Luxembourg en Frankrijk.

Wij vinden de bescherming van persoonsgegevens erg belangrijk. Het Gegevensbeschermingsbeleid beschrijft welke verschillende elementen van uw persoonsgegevens zullen worden verzameld, voor welke doelen deze worden verzameld, elke uitwisseling van deze gegevens met derde partijen, hoe we ze beveiligen en hoe lang we ze opslaan, uw rechten als betrokkene en de genomen maatregelen om uw persoonsgegevens te beschermen.

Het Gegevensbeschermingsbeleid is van toepassing op alle verwerkingen van persoonsgegevens die uitgevoerd worden door Goodlife Pharma met geregistreerde zetel op Rue François Massart 27, 1450 Chastre, België onder het KBO nummer BE0845.590.372 (hierna ‘Goodlife Pharma’, ‘wij’ of ‘ons’).

2. WELKE PERSOONSGEGEVENS VERWERKEN WIJ?

Met het begrip persoonsgegevens wordt alle informatie bedoeld waarmee een persoon direct of indirect geïdentificeerd kan worden. Dit is in overeenstemming met de definities van Algemene verordening gegevensbescherming (AVG).

Goodlife Pharma fungeert als verantwoordelijke voor de verwerking van persoonsgegevens in de zin van de AVG en bepaalt het doel en de middelen van de hieronder genoemde verwerking van persoonsgegevens. In deze hoedanigheid is Goodlife Pharma verantwoordelijk voor elke verzameling of gebruik van uw persoonsgegevens die wij bekomen via de verschillende kanalen zoals via u zelf, via onze website, via onze medewerkers, of via een derde partijen die u heeft toegelaten om uw persoonsgegevens te bewaren, verwerken en verdelen.

2.1. Gegevens die u zelf aan Goodlife bezorgd

Als u zelf het initiatief neemt om contact op te nemen met Goodlife Pharma via de verschillende beschikbare kanalen (mail, telefoon, website, medewerkers enz) worden de persoonsgegevens die u zelf doorgeeft bijgehouden om de nodige opvolging van uw vraag te kunnen garanderen. Die gegevens kunnen natuurlijk heel verschillend zijn, maar het zal waarschijnlijk gaan over Naam, e-mailadres, telefoonnummer, de naam van uw organisatie, eventuele Persoonsgegevens vervat in uw toegestuurde bericht.

We mogen deze Persoonsgegevens verwerken, omdat we een gerechtvaardigd belang hebben om (potentiële) gebruikers, klanten en/of andere personen te helpen op basis van hun vraag of review.

2.2. Bij het bezoeken van onze website

Wanneer u een van onze website bezoekt (bv www.goodlifepharma.be), worden er cookies bewaard, specifiek per website en webpagina’s. Hoe wij met cookies omgaan wordt in detail beschreven in onze cookiebeleid. U kan die altijd terugvinden via een link op al onze website.

Als u een gezondheid professioneel ben (arts, apotheker,..) dan krijgt u toegang tot extra pagina’s van de website, na een loginprocedure. Om de nodige paswoorden te krijgen moet er een account aangemaakt worden. Volgende gegevens worden daarvoor verwerkt:

• Titel ((verplicht om in te loggen)
• RIZIV Nr (verplicht om in te loggen als arts)
• Naam (verplicht om in te loggen)
• Voornaam (verplicht om in te loggen)
• E-mail adres (verplicht om in te loggen)
• Gewenste paswoord (verplicht om in te loggen)
• Straat
• Postcode
• Stad
• Land
• Telefoon

Indien een account wordt aangemaakt, verwerken wij ook de inloggegevens (gebruikersnaam/e-mailadres en wachtwoord). Wij gebruiken deze informatie om:

• de gebruiker toegang te kunnen verlenen tot het gedeelte van de website die bedoeld is voor gezondheidsprofessionelen;
• de gebruiker in staat te stellen medische informatie over onze Producten te lezen;
• Uw toestemming te beheren die nodig is om met u in contact te blijven via onze verschillende kanalen. U beslist wat er met uw toestemming moet gebeuren. Die kan op elk moment teruggetrokken worden. Ook daarvoor zullen we uw Persoons gegevens gebruiken
• onze Producten en Diensten te kunnen verbeteren.

Gegevens kunnen door u enkel op vrijwillige basis worden verstrekt. Wij rekenen op uw toestemming om uw persoonsgegevens ingebracht via de website te verwerken.

2.3. Bij het gebruik van contactvoorzieningen

Gelieve er rekening mee te houden dat wanneer u gebruik maakt van onze contactvoorzieningen, zoals bij een telefoongesprek naar een van de medewerker, dat uw berichten (stem, tekst, etc.) en andere gerelateerde technische informatie (zoals de herkomst van de communicatie, de tijd en duur van de communicatie, de beweerde identiteiten van de deelnemers) kunnen worden opgenomen en bewaard voor een periode van maximum 1 maand. Deze periode laat ons ons toe om de effectiviteit en de prestaties van onze contactvoorzieningen te evalueren, alsook om elke poging van onrechtmatig gebruik van onze contactvoorzieningen aan te pakken.

Bij een telefoongesprek worden volgende gegevens verwerkt: naam, telefoonnummer, naam van de organisatie (optioneel) en eventueel persoonsgegevens vervat in uw toegestuurd bericht.

Indien u contact met ons opneemt per e-mail, verwerken wij alleen uw e-mailadres en eventuele Persoonsgegevens vervat in uw toegestuurde e-mailbericht.

2.4. Informatie die wordt gedeeld via onze Social Media systemen.

Informatie die u openbaar maakt wanneer u een reactie of review achterlaat of op een andere manier iets op onze pagina’s of social media kanalen post.

We gebruiken deze informatie om:

• contact op te nemen op basis van het toegestuurde bericht;
• onze Diensten te verbeteren;
• hulp te bieden bij de opmerkingen, vragen en/of klachten die die u bij ons indient.

We mogen deze Persoonsgegevens verwerken, omdat we een gerechtvaardigd belang hebben om (potentiële) gebruikers van onze producten en/of andere personen te contacteren en te helpen op basis van hun vraag of review.

Informatie gedeeld via onze Social Media Pagina’s en/of review pagina’s worden ook beheerd door deze kanalen zelf. Controleer hier het privacy beleid van de platformen zelf om te zien hoe elk sociaal medium Persoonsgegevens verwerkt:

LinkedIn: Privacy Policy

2.5. Bij contacten met onze verkoopploegen.

Als onze ploegen op de baan u contacteren, gelieve rekening mee te houden dat bezoekrapporten zullen ingevuld worden in ons Customer Relation Management (CRM) door onze vertegenwoordigers. Deze rapporten zullen uw identificatiegegevens bevatten (zoals uw naam, uw specialiteit, uw functie, uw bezoekadres) en ook de bezoeksdatum, en informaties die betrekking hebben tot de producten die werden voorgesteld. Als er medische stalen worden achtergelaten worden die ook gerapporteerd volgens de bepalingen opgenomen in de wet rond medische stalen.

2.6. Bij een contactverzoek m.b.t. het bespreken van medische kwesties en/of bijwerkingen van onze Producten

Volgende gegevens worden in dit geval bewaard:

• Naam melder (bevoegde of patiënt),
• gegevens patiënt (geboortedatum, datum van contact, medische achtergrond, aard van bijwerking en gebruikte Product)
• overige informatie verstrekt tijdens het contact.

We gebruiken deze informatie om:

• vragen te beantwoorden omtrent (de werking van) onze Producten;
• onze Producten te verbeteren;
• en indien wettelijk vereist, de bijwerkingen te registreren teneinde deze door te geven aan instanties die bijwerkingen registreren .

Wij mogen deze Persoonsgegevens verwerken omdat wij een gerechtvaardigd belang om deze informatie te ontvangen en hierop adequaat te reageren, omdat deze gegevens vrijwillig met ons worden gedeeld en omdat wij deze kunnen gebruiken om onze Producten te verbeteren.

In sommige gevallen, mogen wij (een deel van) deze Persoonsgegevens verwerken omdat wij een wettelijke verplichting hebben bijwerkingen te melden bij officiële instanties.

Indien u als patiënt contact met ons opneemt, dan mogen wij uw gezondheidsgegevens verwerken omdat dit noodzakelijk is om redenen van algemeen belang op het gebied van de volksgezondheid, zoals het waarborgen van hoge normen inzake kwaliteit en veiligheid van geneesmiddelen of medische hulpmiddelen.

2.7. Persoonsgegevens geleverd door derden

Voor de organisatie van de verkoopploegen wordt er een “artsenbestand” opgeladen in een intern “Customer Management System” (CRM). Het artsenbestand bevat informatie over artsen specialisten, ziekenhuisapotheken en andere personen (bv diëtisten) die potentieel onze producten in hun dagelijkse praktijk aan patiënten kunnen aanraden of voorschrijven.

Wij verwerken volgende informaties:

• Titel, naam, voornaam, geslacht,
• Jaar van diploma en universiteit,
• Taal, taal voor mailing,
• Beschikbaarheid, bezoekfrequentie en consultatie uren,
• Telefoon en GSM nummers,
• RIZIV nummer,
• Specialiteiten,
• Dienstenfunctie, Management functie, Functie in het Medico-Farmaceutisch-comité,
• Naam van praktijk, organisatie, ziekenhuis, polykliniek waar u werkt,
• Adres van praktijk, organisatie, ziekenhuis, polykliniek waar u werkt,
• Bezoekadres, mailingadres,
• Mailing toestemming,
• Geografische gegevens (IMS sectoren),

We gebruiken deze informatie om:

• contact te leggen en te onderhouden met u of uw organisatie;
• te overleggen over gebruik en mogelijkheden van de Producten voor u of voor uw organisatie;
• te informeren over de werking en ontwikkeling van onze Diensten.

We mogen deze Persoonsgegevens verwerken, omdat we een gerechtvaardigd belang hebben om gezondheidsprofessionelen en/of andere personen te informeren over onze producten, via oa medisch afgevaardigden.

De gegevens in ons artsenbestand (specialisten en ziekenhuisapotheker) worden bijgehouden via een derde partij, het Centraal Medisch Fichesysteem (CMF – www.cmf.be). Dit gebeurd dagelijks. De gegevens van niet artsen worden aangepast via een interen procedure zodra er melding gemaakt wordt (via gelijk welke communicatie kanaal) van onjuistheden.

We gebruiken deze informatie om:

• Afspraken te boeken met gezondheidsspecialisten.
• Bezoekverslagen te maken als feedback na elk contact om de continuïteit van onze productcommunicatie te garanderen.
• Het versturen van legale informatie over onze producten zoals prijsaanpassingen of nieuwe indicaties.

2.8. Bij het bestellen van producten

Indien u een arts of apotheker bent, heeft u de mogelijkheid om uw bestellingen rechtstreeks vanaf onze website te plaatsen, na de inlogprocedure (zie punt 2.2).

Bij de bestelling worden de volgende gegevens verzameld:

Wat de leveringsinformatie betreft:

• Naam
• Afdeling
• Straat
• Postcode
• Stad
• Land

Om te bestellen:

• Product besteld;
• Bestelde hoeveelheid ;
• Prijs van de bestelling.

Om facturen te kunnen uitschrijven:

• Straat
• Postcode
• Stad
• Land
• SIERT/SIREN no.
• Ref/ N°RPPS
• BTW-nr.
• RIB – IN/BIC

Ook al zijn deze gegevens niet altijd strikt “persoonlijk”, toch kunnen zij indirect in verband worden gebracht met fysieke personen. Wij beschermen ze dan ook met dezelfde strengheid als uw persoonsgegevens.

Wij gebruiken deze gegevens om

• U toegang te geven tot de bestelpagina van onze website;
• Sta u toe om onze producten veilig te bestellen;
• Om uw bestelling bij onze partners te verwerken voor de levering en facturatie van de bestelde producten;
• Om u in staat te stellen een overzicht van uw bestellingen te krijgen door hierom te verzoeken via een van de beschikbare communicatiekanalen.
• Om te voldoen aan de wettelijke verplichtingen die worden opgelegd door de belastingautoriteiten van de staat.

De rechtmatigheid die voor deze behandelingen wordt gehandhaafd, is de contractuele naleving van de verplichtingen tijdens de verkoop.

3. HOE GEBRUIKEN WIJ UW PERSOONSGEGEVENS?

Wij gebruiken de persoonsgegevens die door u werden verstrekt:

• Om u te informeren over eender welke ontwikkeling die in verband staat met onze producten en diensten;
• Om te reageren op uw verzoek tot inlichtingen;
• Om het werk van onze vertegenwoordigers op de baan te organiseren.
• Voor marketing doeleinden (alleen wanneer u daartoe toestemming heeft verleend door uw keuze aan te vinken);
• Om onze Website te evalueren en te verbeteren;
• Om bestellingen te kunnen verwerken (in de landen waar dit van toepassing is)
• Om toepasselijke juridische vereisten en industriële normen na te leven;
• Om onderzoek, analyses en controles uit te voeren zodat wij onze diensten kunnen behouden, beschermen en verbeteren.

Indien wij uw gegevens verwerken voor andere doeleinden, wordt u hiervan op de hoogte gebracht op het ogenblik dat de gegevens worden verzameld via een bijzondere aankondiging.

4. HOE LANG BEWAREN WE DE PERSOONSGEGEVENS?

Houd er rekening mee dat wij uw gegevens gedurende 2 jaar verwerken, te rekenen vanaf de datum dat deze gegevens aanvankelijk werden verzameld. In het geval uw gegevens verzamelt werd om het werk van onze afgevaardigden op de baan te organiseren gedurende 2 jaar na de laatste contactdatum met één van onze vertegenwoordigers.

Uw gegevens worden bewaard voor een periode van maximum tien jaar voor bewijs gerelateerde doeleinden. In het geval van informatie rond stalen afgiften worden de informatie bewaard zolang het voorzien is door de wetgever (7 jaren).

Wij bewaren de Persoonsgegevens alleen zolang wij ze nodig hebben voor bovengenoemde doeleinden. Daarbij hanteren wij in ieder geval de volgende bewaartermijnen:

4.1. Persoonsgegevens van websitebezoekers

Deze gegevens worden bewaard voor zo lang als nodig is voor de doeleinden ervan. De gegevens die worden gedeeld op onze sociale media-pagina’s kunnen door de plaaster ervan zelf worden aangepast of verwijderd.

4.2. Persoonsgegevens in onze administratie voor de Belastingdienst

Deze gegevens bewaren wij zeven (7) jaar, tenzij we wettelijk verplicht zijn de gegevens langer te bewaren.

4.3. Persoonsgegevens m.b.t. aankoop van onze Producten

Deze gegevens bewaren wij gedurende 10 jaar. Dit is gebaseerd op regelgeving van de Inspectie voor de Gezondheidszorg en Jeugd (IGJ) omtrent bijwerkingen- en productklachtenrapportage.

4.4. Persoonsgegevens opgenomen in het account

Deze gegevens bewaren wij zolang het account actief is en deze regelmatig wordt gebruikt. Concreet houdt dit in dat wanneer er twee jaar niet is ingelogd op het account, wij de Klant in het half jaar daaropvolgend twee reminders sturen dat er een account actief is. Onderneemt de Klant naar aanleiding daarvan geen actie, dan zullen wij het account en de daaraan gelinkte Persoonsgegevens niet langer dan 60 dagen na het versturen van de tweede reminder verwijderen. Als de Klant zelf het account verwijdert, dan bewaren wij de Persoonsgegevens nog 6 maanden voor het geval de Klant zich bedenkt. Hierna worden je Persoonsgegevens definitief verwijderd.

4.5. Persoonsgegevens voor het versturen van nieuwsbrieven of update

Deze gegevens worden bewaard tot het moment dat de gebruiker of bevoegde zich hiervoor uitschrijft.

4.6. Persoonsgegevens in correspondentie

Deze gegevens worden bewaard zolang dit nodig is om de vraag, opmerking of klacht te behandelen.

4.7. Persoonsgegevens omtrent bijwerkingen

Deze gegevens bewaren wij voor 10 jaar, omdat wij daartoe wettelijk verplicht zijn.

4.8. Overige informatie

We bewaren andere Persoonsgegevens alleen voor zolang als nodig is voor de doeleinden van de verwerking. Dit betekent dat andere Persoonsgegevens worden gewist zodra ze niet meer nodig zijn voor de doeleinden waarvoor we ze hebben verwerkt.

Wij bewaren de Persoonsgegevens langer dan bovengenoemde termijnen, als wij hiertoe wettelijk verplicht zijn.

5. DELEN WE JOUW PERSOONSGEGEVENS MET ANDEREN?

Wij verkopen nooit de persoonsgegevens aan derden noch geven wij deze aan hen vrij, behoudens de gevallen omschreven in dit Gegevensbeschermingsbeleid of zoals u ten tijde van de verzameling werd meegedeeld.

Wij mogen persoonsgegevens delen met verbonden entiteiten of met derde partijen die, voor onze rekening aan gegevensverwerking doen. Wanneer deze dienstverrichters, voor onze rekening, handelen als gegevensverwerker wordt door ons niet toegestaan dat zij deze gegevens gebruiken of bekend maken op een wijze die niet overeenstemt met de gevallen omschreven in dit Gegevensbeschermingsbeleid. Wij vereisen van deze gegevensverwerkers dat zij de privacy en de veiligheid waarborgen van de persoonsgegevens die zij namens ons verwerken.

Wij kunnen uw persoonsgegevens ook bekend maken: (i) wanneer bepaalde wetgeving of een juridische procedure ons daartoe verplicht, (ii) wanneer rechtshandhavingsautoriteiten of andere overheidsambtenaren ons daartoe verplichten, (iii) wanneer wij van oordeel zijn dat de bekendmaking van deze gegevens noodzakelijk en geschikt is om de lichamelijke integriteit of enige financiële schade te voorkomen, of (iv) in verband met een onderzoek naar vermoedelijke of actuele frauduleuze en illegale activiteiten.

6. EXPORTEREN VAN PERSOONSGEGEVENS BUITEN DE EUROPESE UNIE (EU)

Wij kunnen Persoonsgegevens overdragen naar partijen buiten de EU, als een van onze Verwerkers buiten de EU is gevestigd. De Persoonsgegevens zullen alleen overgedragen worden naar landen en/of partijen die een adequaat beschermingsniveau bieden dat voldoet aan de Europese standaarden. De overdracht van gegevens buiten de EU zal altijd gebeuren in overeenstemming met de Privacywetgeving (hoofdstuk 5 van de AVG) via de Standard Contractual Clauses van de Europese commissie.

7. DE UITOEFENING VAN UW RECHTEN.

7.1. Recht op toegang en verbetering.

Het recht op toegang en verbetering kunt u, in overeenstemming met de Belgische Privacywet, te allen tijde uitoefenen. Dit kan onder andere door een verzoek te verzenden met een kopie van uw identiteitskaart (paspoort of ander identiteitsbewijs) naar privacy@goodlifepharma.be of door een brief te verzenden naar Goodlife Pharma, Rue François Massart 27, 1450 Chastre, België.

Gelieve er rekening mee te houden dat cookies kunnen worden beheerd via uw web browser. Voor meer informatie over hoe u uw cookievoorkeuren kunt instellen, raadpleeg ons Cookiebeleid.

7.2. Recht om gegevens te wissen

U kunt op gelijk welk moment en in overeenstemming met de regelgeving inzake gegevensbescherming, uw recht om gegevens te wissen uitoefenen door een verzoek te verzenden met een bijhorende kopie van uw identiteitskaart (paspoort of ander bewijs van identiteit) naar privacy@goodlifepharma.be of door een brief te verzenden naar Goodlife Pharma, Rue François Massart 27, 1450 Chastre, België. Naar aanleiding van dergelijk verzoek zal GoodLife Pharma geen verder gebruik maken van uw persoonsgegevens en zal zij deze persoonsgegevens niet meer bewaren voor bewijs gerelateerde doeleinden gedurende de voorziene periode van maximum tien jaar.

7.3. Recht op verzet

Wanneer u de Website bezoekt zult u worden verzocht om in te stemmen met bepaalde vormen van gegevensverwerking. U heeft het recht om uw instemming op gelijk welk moment terug in te trekken.

Wanneer u niet langer wenst dat uw gegevens worden verwerkt voor directe marketing doeleinden, kunt u altijd uw instemming hiervoor terug intrekken. Gelieve ons uw bezwaren te verzenden, met een kopie van uw identiteitskaart (paspoort of enig ander identiteitsbewijs) naar privacy@goodlifepharma.be of door een brief te verzenden naar Goodlife Pharma, Rue François Massart 27, 1450 Chastre, België.

Het intrekken van uw instemming zal er niet toe bijdragen dat de eerdere verwerking van gegevens ongeldig wordt. Daarnaast kan een intrekking van uw toestemming ook een impact hebben op het vlotte verdere gebruik van de Website. GoodLife Pharma kan haar diensten niet optimaal leveren zonder de noodzakelijke elementen van uw persoonsgegevens te verwerken.

Wanneer u op een bepaald moment vindt dat een van uw rechten niet werden gerespecteerd, kunt u ook een klacht neerleggen bij de Belgische Gegevensbeschermingsautoriteit (zie: www.gegevensbeschermingsautoriteit.be ).

8. HOE WIJ UW PERSOONSGEGEVENS BESCHERMEN

Wij beschikken over doeltreffende technische, organisatorische en fysieke waarborgen om uw persoonsgegevens te beschermen tegen ongewilde of onrechtmatige vernietiging, ongewenst verlies, onbevoegde wijziging, bekendmaking of toegang, tegen misbruik en enige andere onrechtmatige verwerking van de persoonsgegevens die wij in ons bezit hebben.

De genomen veiligheidsmaatregelen variëren naargelang het type van gegevens dat werd verwerkt en hoe deze werden verzameld en/of bewaard. Wanneer u online bepaalde persoonsgegevens verstrekt, gebruiken wij de Secure Socket Layer (SSL) technologie die voldoet aan de industriële norm voor encryptie op het internet. Deze technologie beschermt de door u verstrekte persoonsgegevens doordat zij alle gegevens die van uw computer worden verstuurd naar onze server, ontoegankelijk maakt. Wij gebruiken ook digitale certificaten om u ervan te verzekeren dat u verbonden bent met beveiligde kanalen.

Houd er rekening mee dat gebruiks-logs voor een periode van tien jaar mogen worden bewaard vanaf de laatste keer dat u zich heeft ingelogd op de Website.

De bezoeker kan (hyper)links op onze Website aantreffen die linken naar de websites van partners, leveranciers, adverteerders, sponsoren, licentiegevers of andere derde partijen. We hebben geen controle over de inhoud of de links die verschijnen op deze websites en we zijn niet verantwoordelijk voor de praktijken van websites gelinkt naar of van onze Website. Daarnaast kunnen deze websites, inclusief hun inhoud en links, constant veranderen. Deze websites kunnen hun eigen privacy policies, gebruikersvoorwaarden en klantenbeleid hebben. Het browsen en interactie op elke andere website, inclusief websites die zijn gelinkt naar of van onze Website, zijn onderworpen aan de voorwaarden en het beleid van die website.

9. WIJZIGINGEN IN DIT GEGEVENSBESCHERMINGSBELEID

Het Gegevensbeschermingsbeleid kan op geregelde tijdstippen worden gewijzigd naar aanleiding van aanpassingen in onze privacy aanpak. Wij zullen een duidelijke aankondiging plaatsen op onze Website om u op de hoogte te brengen van belangrijke wijzigingen in ons Gegevensbeschermingsbeleid en bovenaan deze aankondiging zal kenbaar worden gemaakt op welke datum het Gegevensbeschermingsbeleid het laatst werd gewijzigd.

10. CONTACT OPNEMEN

Indien u verdere vragen of heeft over dit Gegevensbeschermingsbeleid, uw rechten wenst uit te oefenen, of de door u verstrekte gegevens of instellingen wenst te wijzigen, contacteer ons dan hier:

Goodlife Pharma
Rue François Massart 27,
1450 Chastre,
Belgique

privacy@goodlifepharma.be